Prozessoptimierung im Post-Merger-Umfeld
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Prozessoptimierung  in der Post Merger Integration (PMI) erfolgreich zu lösen

Performance dipIn kaum einer Situation ist die Konzentration auf das Wesentliche so wichtig wie bei der Neuordnung und optimierung von Prozessen in Post Merger-Situationen. Wenn es nicht gelingt, die Übergangsphase so kurz wie möglich zu halten, laufen Sie Gefahr, dass sich „Sand im Getriebe“ festsetzt und Mitarbeiter wie Kunden zunehmend irritiert reagieren. Dies kann beträchtliche Auswirkungen auf den Erfolg haben (siehe Abbildung links, klicken Sie für eine größere Ansicht).

Die Übergangsphase verkürzen und verringern Sie mit zwei zentralen Maßnahmen:

  • Prioritäten setzen und regelmäßig nachsteuern.
  • Notwendige Ressourcen ausreichend und zeitgerecht zur Verfügung stellen.

 

Speedimpact

Speedimpact Matrix

A. Priorisieren Sie die anzugehenden Prozesse und behalten Sie dabei die Zielsetzung des Mergers im Blick
In diesem Schritt bewerten Sie alle Prozesse des Unternehmens hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf das Gesamtziel des Mergers. Aus unserer Erfahrung können wir Ihnen zwei Modelle empfehlen, um zu identifizieren, was wann wichtig ist: die Time-Impact-Matrix und das Paretoprinzip (siehe Abbildung rechts, klicken Sie für eine größere Ansicht). Aus der Abbildung der Prozesse in der Time-Impact-Matrix ergibt sich ein sehr greifbares Bild, auf welche Prozesse Sie sich zunächst konzentrieren sollten. Folgen Sie dem Paretoprinzip: Mit den richtigen 20% der Prozesse erreichen Sie schon 80 % der Ergebnisse.

Konzentrieren Sie sich zunächst auf genau diese 20%.Der große Vorteil hierbei ist, dass Sie schnell deutliche und sichtbare Signale setzen. Alle beteiligten Parteien – Kunden, Investoren, Mitarbeiter und Lieferanten – profitieren so schnell von den Veränderungen und werden in ihrer Motivation (Mitarbeiter) und ihrem Vertrauen (Lieferanten, Kunden und Investoren) gestärkt. Sie selbst sichern sich die Unterstützung nicht nur für die weitere Arbeit, sondern häufig auch für den Merger insgesamt.

B. Prozessdesign und Prozessoptimierung – behalten Sie auch dabei die Zielsetzung des Mergers im Blick
Eine Wiederholung im Artikel, denken Sie? Wenn Sie erst einmal mitten drin stecken in der Prozessoptimierung und im Prozessdesign, kann es passieren, dass Sie aufgrund der Detailfülle und Interessenslagen im Unternehmen genau dieses oberste Ziel aus den Augen verlieren. Deshalb wiederholen wir uns an dieser Stelle tatsächlich sehr gern! Ein Beispiel: Interne Empfehlungen und Streitigkeiten der IT-Abteilungen können leicht zu dominant in das Prozessdesign einfließen. Während IT-Abteilung A eine IT-Architektur als Lösung vorschlägt, mit der sie jahrelang gute Erfahrungen gemacht hat, verfolgt IT-Abteilung B einen vollkommen anderen Lösungsweg. Sie als Entscheider werden sich unter Umständen einer Vielzahl von Argumenten ausgesetzt sehen, die Ihnen den Blick auf den für die Zielsetzung des Mergers besseren dritten Lösungsansatz versperren (z.B. eine neue Software oder sogar ein Outsourcing).

 

C. Sorgen Sie für die rechtzeitige Bereitstellung der benötigten Ressourcen
Es nützt das beste Kochbuch nichts, wenn Sie die Zutaten nicht oder nicht in ausreichender Quantität vorrätig haben. Genauso verhält es sich bei der Umgestaltung von Prozessen. Wenn Ihre Planung ergibt, dass zur Verkürzung oder Verminderung des Performance Dips zusätzliche Ressourcen notwendig sind, dann stellen Sie diese bereit. Dabei ist es egal, ob es sich um Hardware, Software, Manpower oder Finanzmittel handelt. Auch wenn es ein ganz banaler Punkt zu sein scheint: oftmals wird gerade er nicht berücksichtigt und die Chance für ein sehr lohnendes Investment in Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterbindung vertan. Keep the Merger shining!

Zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses liegt alle Aufmerksamkeit auf dem Merger, die Erwartungen sind hoch. Mit einer strukturierten und konsequenten Vorgehensweise sorgen Sie dafür, dass der Deal seinen Glanz auch im Zuge der Integrationsarbeit nicht verliert und von unvermeidlich auftretenden Unwegsamkeiten überschattet wird. Dieses Unterfangen gilt zweifelsohne als hohe Kunst. Allerdings folgt das Prozessdesign im Rahmen einer Integration über eine Vielzahl dokumentierter Fälle immer wieder den gleichen Regeln – und das macht es meisterbar.

Mit den hier vorgestellten Maßnahmen können Sie wesentliche Bausteine für eine erfolgreiche Integration realisieren. Wir wünschen Ihnen gutes Gelingen!