Bid Management – oft als Mauerblümchen verkannt
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So setzen Sie Bid Management als Margenbringer für das Unternehmen ein

Wunschzettel der Kunden im Bid Management

(c) convio Leadership Consulting

Hauptsache Umsatz machen! Unternehmen leben durch den Vertrieb. Dieser muss sich jeden Tag gegenüber der Konkurrenz behaupten und gewinnt in vielen Fällen nur, wenn er die Kundenerwartung für den günstigsten Preis erfüllt. Zur Unterstützung ist Bid Management in den meisten Unternehmen unter verschiedenen Bezeichnungen (Angebotsmanagement, Proposal Management) längst ein etablierter Prozess. Doch viele Unternehmen verschenken hier unnötig Margenpunkte. Bid Management fristet häufig ein Außenseiter-Dasein, wird als Umsatzverhinderer, Admin-Wasserkopf oder Diskutierclub verkannt oder eben als Mauerblümchen in die hinterste Ecke verbannt.

Hier kann man viel mehr herausholen. Denn im Bid Management wird über die Gewinnmargen und damit die Profitabilität des Unternehmens entschieden. Und mit ein wenig mehr Beachtung und einer neuen Garderobe kann sich das Mauerblümchen in eine strahlende Perle verwandeln, die dem Unternehmen nicht nur einen höheren Umsatz, sondern auch einen höheren Gewinn beschert. Wir stellen Ihnen die wesentlichen Stellschrauben auf der Umsatz- wie auch der Kostenseite dar.

Eine Hauptaufgabe des Bid Management ist eine zeitnahe Formulierung eines erfolgreichen Angebots mit möglichst geringem Aufwand. Ein schlanker und gut strukturierter Prozess mit klar definierten Rollen und Schnittstellen erleichtert eine zügige Ausarbeitung bei gleichzeitig hoher Qualität der Angebote. Durch das Aussortieren wenig erfolgsversprechender Anfragen wird die „Hitrate“ der Abschlüsse gesteigert – niemandem ist damit gedient, unnötige Zeit auf Angebotsvorgänge zu verschwenden, die keinen Umsatz generieren werden. Ein gut aufgestellter Angebotsprozess besitzt entsprechende „Gates“ (= Entscheidungspunkte) als Maßstab, um die Spreu vom Weizen zu trennen.

Sind diese grundlegenden Aufgaben des Bid Management erfüllt, kann man sich der Preisbildung zuwenden. Hier werden unserer Erfahrung nach schon wesentlich häufiger wichtige Chancen vertan. Aber sind IT- und Telekommunikations-Produkte und -Services nicht längst vollkommen standardisiert, ist das alleinige Entscheidungskriterium nicht ausschließlich der Preis? Die Realität beweist das Gegenteil, denken Sie nur an die energischen Glaubenskriege über verschiedene Mobiltelefone oder Tablets. Die Vertriebsleistung besteht gerade darin, dem Kunden Leistungsmerkmale und Qualitätsunterschiede aufzuzeigen und diese durch eine geeignete Preisstruktur nachvollziehbar und annehmbar zu machen – jede Preisentscheidung ist mehrdimensional! Hier gilt: Wissen ist Macht. Je besser das Bid Management die verfügbaren Informationen über die Kundenkontakte, das Unternehmen und den Wettbewerb recherchiert und aufbereitet, desto leichter können Preise nach Höhe und Struktur für verschiedene Angebotsbestandteile differenziert werden. Unsere Literaturempfehlung: „Preisheiten“, ein Buch des führenden deutschen Preisbildungs-Fachmanns Hermann Simon.

Der in Angeboten häufig vernachlässigte oder sogar völlig übersehene Aspekt auf der Kostenseite ist ihre Wirkung auf das Produkt- und Serviceportfolio. „Wie bitte?“, fragen Sie sich? Schließlich ist es doch ein toller Service, wenn man dem Kunden „sein Produkt“ auf den Leib schneidert. Ein Angebot soll doch differenzieren! Aber lassen sich alle diese Angebote dann noch direkt aus Ihrem Portfolio an Standard-Produkten abbilden? Natürlich nicht. Die für das Unternehmen entscheidende Frage muss aber sein, zu welchem Anteil sich die Kundenanfragen auf das vorhandene eigene Portfolio bzw. das der Vorlieferanten abbilden lassen. Denn jede Abweichung erfordert eine individuelle Anpassung für den Kunden, vergrößert und kompliziert die Prozessbandbreite des Lieferanten. Selbst großen Unternehmen gelingt dieser Spagat häufig in einem wesentlich geringeren Umfang, als die am Erfolg des Angebots Beteiligten sich dies eingestehen mögen. Dann entstehen Parallelprozesse und -systeme, von der klassischen Excel-Tabelle bis zu neuen Insellösungen oder Zusatz-Schnittstellen. In der Folge baden Auftragsmanagement, Produktion und Kundenservice aus, was alles bei der Angebotserstellung nicht mit eingerechnet wurde. Und das Unternehmen wundert sich, warum der Vertrag lange nicht so profitabel ist, wie zunächst von allen Beteiligten behauptet.

Der entscheidende Hebel liegt hier jedoch nicht in der Optimierung der Bestell- und Produktionsprozesse. Der entscheidende Hebel ist die Angebotserstellung, die bei aller Zeitknappheit im Angebotsprozess die Folgewirkungen auf das Unternehmen möglichst gut einschätzen muss.

Kurz zusammengefasst:

  • Machen Sie das Bid Management vom Mauerblümchen zu einer Perle: Das ist eine wesentliche Führungs- und Kommunikationsaufgabe.
  • Nutzen Sie Entscheidungspunkte im Angebotsprozess, um Zeitverschwendung zu reduzieren und die gewonnene Zeit in bessere Angebote zu investieren.
  • Nutzen Sie alles verfügbare Wissen, um Leistungs- und Qualitätsunterschiede aufzuzeigen und Ihre Preisstruktur zu differenzieren.
  • Messen und bewerten Sie die Angebots-Anteile, die sich ohne Anpassung auf das vorhandene Portfolio abbilden lassen.
  • Seien Sie mutig: Sortieren Sie Abweichungen vom vorhandenen Portfolio als Margenkiller aus oder wandeln Sie sie durch eine findige Service- und Preisdifferenzierung in einen Vorteil um.
  • Nutzen Sie das im Bid Management gewonnene Know how zur  Optimierung Ihres Produkt- und Serviceportfolios – und die nächsten Akquisitionen.

Sie sehen also: Das vermeintliche Mauerblümchen Bid Management hat einige sehr wertvolle Charaktereigenschaften, die es zu einem wichtigen Teil Ihrer (Unternehmens-)Familie machen!