Auftragsmanagement – Ein oft unterschätztes Juwel!
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So nutzen Sie Ihr Auftragsmanagement optimal

Ihr Auftragsmanagement kann Ihnen wertvolle Optimierungspotenziale von der vertraglichen Gestaltung bis zur vollständigen Leistungserbringung und Abrechnung liefern. Ein aufmerksamer Blick auf das Auftragsmanagement zeigt Ihnen alles, was von der Definition der Produkte und Services bis zur Erstellung der Rechnungen und des Reporting funktioniert bzw. wo die Schwachstellen liegen. Ein reibungslos funktionierendes Auftragsmanagement bedeutet für Sie: Zufriedene Kunden, mehr Bestellungen, korrekte Aufträge mit allen erforderlichen Angaben, weniger Rückfragen und Beschwerden und damit auch weniger Kosten.

Warum hat das Auftragsmanagement diese „Lupenfunktion“?

Weil das Auftragsmanagement nur dann reibungslos funktionieren kann, wenn der gesamte Prozess der Leistungserbringung von Anfang bis Ende sauber aufgesetzt ist.

  • Ihre Kunden und Sie haben ein gleiches Verständnis und die gleiche Erwartungshaltung für die zu liefernden Produkte und Services. Konkret: Die Kundenverträge wurden gemeinsam ausgestaltet.
  • Die Produkte und Services sind für die Besteller verständlich. Konkret: der Kundenkatalog ist einfach, mit klaren Informations-Abfragen und einer guten Benutzerführung gestaltet.
  • Bei der Auftragsübermittlung geht nichts verloren. Konkret: Eventuelle Schnittstellen sind vollständig, robust und werden laufend überwacht.
  • Die eingehenden Kundenaufträge sind produktreif. Konkret: Alle Anforderungen Ihrer Produktionsstraßen bzw. Leistungserbringung wurden im Kundenkatalog berücksichtigt.
  • Produktion und Service sind auf die eingehenden Aufträge vorbereitet. Konkret: Kapazitäten sind ausreichend vorhanden, Verträge mit Subunternehmern geschlossen und Zulieferungen geklärt.
  • Die Besteller können sich jederzeit über die Bearbeitung informieren. Konkret: Der Status wird zeitnah im Kunden-Frontend aktualisiert, Status-Emails sind vorhanden und aussagekräftig.
  • Rechnungen und Reporting sind korrekt. Konkret: Geforderte Details wurden im Kundenkatalog und anderen Quellsystemen berücksichtigt, Statusinformationen sind in allen Systemen konsistent.

 

Alles, was in diesem Prozess nicht geklärt und gelöst ist, fällt im Auftragsmanagement auf: Durch falsche Bestellungen, fehlende Angaben, Auftragsstau, Rückfragen zur Klärung, nicht ausführbare Aufträge, fehlerhafte Rechnungen oder nicht eingehaltene Service Level Agreements.

Wie sieht ein gutes Auftragsmanagement aus?

In der Praxis vieler Unternehmen bügelt das Auftragsmanagement viele dieser Unzulänglichkeiten des Prozesses gegenüber dem Kunden aus und erfüllt so eine unverzichtbare Rolle für die Kundenzufriedenheit. Doch das sind häufig nur Reparaturprozesse, um Lieferverzögerungen, nicht eingehaltene Termine, Falschlieferungen oder sogar zurückgehaltene Kundenzahlungen zu vermeiden bzw. zu korrigieren.

Je einfacher und standardisierter Ihre Produkte und Services sind, desto leichter können Sie derartige Reparaturarbeiten durch einen sauberen Prozess von vornherein ausschließen. Für ein gutes Auftragsmanagement brauchen Sie also nicht zwingen eine große und hochqualifizierte Abteilung. Im Gegenteil: Das Auftragsmanagement ist umso schlanker gestaltbar (oder sogar automatisierbar), je klarer Kundenkatalog und Leistungserbringung definiert und abgestimmt sind.

Und so können Sie starten:

  • Überprüfen Sie Ihre Kundenkataloge: Wie viele der Artikel sind tatsächlich Standards, die ohne jegliche Abweichung direkt produziert werden können? Inwiefern treffen die Artikel die Kundenerwartung? Sind alle Artikel verständlich dargestellt, wird der Besteller durch eine klare Benutzerführung zu einer korrekten Bestellung geleitet?
  • Überprüfen Sie Ihre Bestellprozesse: Welcher Prozentsatz der Bestellungen durchläuft den gesamten Prozess bis zum Zahlungseingang tatsächlich ohne jegliche Rückfragen oder Nacharbeiten? Wo hakt es am häufigsten, und warum?
  • Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit Kunden: Wie können Sie Ihre Kunden mit einfachen Mitteln unterstützen, Aufträge in besserer Qualität zu erstellen? Wo können Ihre Kunden Ihnen leicht helfen, Artikel näher an Ihre Standards zu bringen? Wie können Services griffiger und stimmiger beschrieben werden?
  • Verbessern Sie die interne Zusammenarbeit: Welche Verbesserungen an Services und Katalog würden Ihrer Produktion am meisten helfen? Mit welchen einfachen Mitteln können Ihre Rechnungen verbessert werden? Welche Chancen lassen sich für Ihren Vertrieb aus Aufträgen und Rückfragen ableiten?

 

Gern unterstützen wir Sie dabei, Ihr Auftragsmanagement zu optimieren und Ihre Leistungserbringung zu verbessern. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!